Konteks
Dokumen dinas disimpan sebagaimana dokumen dinas biasanya disimpan: dalam bentuk fisik, di rak, diurutkan menurut cara yang dipahami orang yang menaruhnya.
Cara itu punya dua masalah yang saling menguatkan. Yang pertama soal waktu — kertas menua, dan arsip yang jarang disentuh tidak ketahuan rusaknya sampai ada yang mencarinya. Yang kedua soal pencarian: satu dokumen hanya bisa ditemukan kalau ada yang ingat di mana ia diletakkan. Mencari satu berkas bisa memakan waktu berjam-jam, dan semakin lama arsipnya menumpuk, semakin sedikit orang yang ingat.
Keduanya bertemu di titik yang sama. Dokumen yang sulit dicari jadi jarang dibuka, dan dokumen yang jarang dibuka adalah dokumen yang kerusakannya baru ketahuan ketika sudah terlambat.
Yang dikerjakan
- Discovery: memetakan jenis dokumen yang diarsipkan dan bagaimana selama ini dicari kembali
- Sistem arsip digital untuk menyimpan hasil pindai beserta keterangannya
- Pencarian dan penyaringan, supaya dokumen ditemukan lewat keterangannya, bukan lewat ingatan siapa yang terakhir memegangnya
- Unduh berkas hasil pindai
- Buku panduan penggunaan
Pemindaian dan pengunggahan dilakukan sendiri oleh dinas. Kami menyerahkan aplikasinya, bukan arsipnya — dinas yang paling tahu dokumen mana yang perlu didahulukan dan bagaimana mengelompokkannya. Sampai catatan ini ditulis, 587 dokumen sudah masuk.
Keputusan penting
Satu kode dokumen dipakai di aplikasi dan di rak
Setiap dokumen memakai kode yang sama di aplikasi dan pada berkas fisiknya. Itu membuat pencarian di aplikasi menjawab dua pertanyaan sekaligus: hasil pindainya bisa langsung diunduh, dan kalau yang dibutuhkan adalah lembar aslinya, kodenya menunjukkan di rak mana ia disimpan.
Digitalisasi sering diperlakukan sebagai pengganti arsip fisik. Untuk dokumen dinas itu bukan pilihan yang tersedia — lembar aslinya tetap harus ada. Jadi sistem ini tidak menggantikan raknya, melainkan menjadi indeksnya.
Buku panduan dihitung sebagai bagian pekerjaan, bukan lampiran
Sistem internal di lingkungan kerja yang stafnya berganti akan ditinggalkan kalau cara memakainya hanya ada di kepala orang yang kebetulan ikut pelatihan. Buku panduan dikerjakan sebagai bagian dari lingkup, bukan sebagai berkas yang dikirim belakangan setelah serah terima.